Un.e assistant.e gestionnaire des dossiers candidats et contentieux - Foyer Schaerbeekois

Le Foyer Schaerbeekois est une société de logement sociauxqui possède près de 350 immeubles, allant de la maison unifamiliale jusqu’aux grands complexes de plus de 270 logements, ce qui permet d’offrir un toit à 5615 personnes. Le siège social se situe en plein cœur de Schaerbeek et à proximité de la gare de Bruxelles-Schuman / Bruxelles-Nord. En croissance constante, la société est organisée autour de 3 départements : Ressources humaines, Patrimoine, Services aux locataires et finances, regroupant plus de 90 collaborateurs.

Le Foyer Schaerbeekois est actuellement à la recherche d’un.e assistant.e gestionnaire des dossiers candidats et des dossiers contentieux.
 

En tant qu’assistant.e gestionnaire des dossiers candidats :

• Vous aurez l’opportunité d’être la première personne de contact pour les personnes désireuses d’obtenir un logement social ;
• Vous analysez, gérez et encodez les dossiers des candidats locataires et traitez l’ensemble du suivi administratif en lien avec ces candidats-locataires ;
• En fonction des disponibilités, vous proposez également des attributions de logement aux candidats locataires, dans le respect des législations en vigueur.

En tant qu’assistant(e) gestionnaire des dossiers contentieux :

• Vous aurez l’opportunité de participer au recouvrement des créances des locataires du Foyer Schaerbeekois ;
• Vous intervenez à différents niveaux de la procédure de recouvrement des arriérés, en collaboration avec vos collègues directs mais également avec d’autres services du Foyer Schaerbeekois (service social, service comptabilité).

Vous travaillez au sein du service locatif, comprenant 7 personnes diverses, tant au niveau de l’âge que des personnalités, qui travaillent dans un esprit constructif et de partage des connaissances. Vous rejoignez une équipe où règne une ambiance sereine et conviviale le tout agrémenté d’un réel professionnalisme.
 

Vos missions

Vos missions seront partagées entre :

• La gestion des dossiers candidats locataire (formulaire de candidature) et gestion des modifications dans la base de données régionales
• Le recouvrement des créances litigieuses participant à la maîtrise des risques financiers ce qui nous permet d’assurer notre rôle social pour l’ensemble de nos locataires.
   

Vos tâches

En ce qui concerne la gestion des dossiers candidats locataire :

• Gestion des dossiers candidats locataire et gestion des modifications dans la base de données régionales (BDR)
  • Gestion des mails entrants (100/semaine) dont de nouveaux dossiers
  • Pre-analyse des formulaires de candidature
  • Présentation des dossiers au Délégué Social
  • Envoi de courrier de confirmation des candidatures (dossier complet)
  • Suivi des dossiers (modification, précisions, document complémentaires, attestation)
  • Envoi de courrier aux candidats pour lesquels les dossiers ne sont pas complets
  • Encodage dans le BDR des dossiers complets
  • Classement
• Assurer la permanence téléphonique
  • Prise des appels quotidiennement
  • Analyse de la situation et solutionner directement si possible
• Gestion de l’accueil
  • Accueil des candidats
  • Formalisation de leur dossier, modifications diverses
• Back-up collègues
  • Courrier de confirmation et de modification (incluant fiche signalétique)
  • Back up révision des loyers (encodage des dossiers)
• Être force de propositions pour l’amélioration du service locatif
• Participer à la vie du service et à certains projets transversaux à l’entreprise
   

En ce qui concerne le recouvrement des créances litigieuses :

• Vous constituez et analysez les dossiers en défaut de paiement
• Vous mettez en œuvre la démarche de pré‐ contentieux
• Vous rédigez et envoyez les propositions de remboursement adaptées
• Vous assurez le suivi de vos dossiers par des envois de rappels de paiement et mises en demeure si nécessaire
• Vous avez des contacts réguliers avec nos locataires (téléphonique, mailing, en rendez-vous, sur convocation ou dans le cadre des permanences physiques)
• Vous aidez nos locataires en leur fournissant des explications claires et précises sur leurs dettes à partir de leurs comptes locataires ;
• Vous analysez le compte locataire du client en vue de détecter d’éventuelles erreurs comptables
• Vous prenez également les demandes des remboursements des trop-perçus dans le cadre des paiements des loyers ou des décomptes des charges en faveur du client
• Vous effectuez une veille juridique et réglementaire dans votre domaine d'activité
• Vous effectuez le reporting de votre activité
• Vous êtes le garant d’une communication fluide entre les différents intervenants du dossier
• Vous avez toujours à cœur l’accompagnement du locataire en tant que client.
   

Les compétences nécessaires pour la fonction

• Une formation de type court (3 ans) en sciences administratives/secrétariat ou expérience probante dans une fonction similaire
• Connaissances spécifiques :
  • Connaissances de la législation relative au logement social bruxellois
  • Connaissance du secteur immobilier (atout)
  • Maîtrise de la langue française et très bonne capacité rédactionnelle
  • NL/ANG sont des atouts
• Compétences techniques :
  • Outils bureautiques (Excel, Word, Powerpoint, Outlook, Teams)
  • Outils de télécommunication
     

Les compétences bonus qui permettront de vous démarquer

• Empathie, calme, gestion du stress/agressivité d’autrui, communication assertive
• Multitâches, précision, rigueur, aimer la variété dans le travail
• Capacité à être en contact avec un public multiculturel et être orienté service
• Intérêt pour les matières juridiques
   

Notre offre

Nous vous offrons un contrat à durée indéterminé, une fonction variée dans une ambiance de travail conviviale, au sein d’une entreprise à vocation sociale et humaine.  Le développement des compétences et le bien-être au travail font partie de nos priorités. Nous offrons un salaire conforme à vos compétences et votre expérience, assorti d’avantages extra-légaux étendus.

Si les notions suivantes : engagement social, rigueur, capacité rédactionnelle et empathie font partie de votre ADN, n’attendez plus, envoyez-nous votre CV !

Intéressé.e ?

Adressez votre curriculum vitae ainsi qu’une lettre de motivation à l’attention de Anouk DHONDT –Directrice RH à recrutement@fsh.be, en mentionnant l’intitulé complet du poste.

La procédure de recrutement consiste en un premier rendez-vous avec la responsable du recrutement, suivi d’un cas pratique à résoudre. Si vous êtes sélectionné(e), un dernier rendez-vous sera organisé avec la responsable de service et le Directeur du département.

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_{Conformément au « Règlement Général sur la Protection des Données » (RGPD) vos données seront conservées pendant 2 ans après notre dernier contact et sont uniquement destinées à notre propre service Gestion du Patrimoine ou Ressources Humaines pour la gestion des candidatures.
En soumettant ce formulaire, vous acceptez que les informations mises à notre disposition soient utilisées selon les règles de confidentialité applicables aux services proposées par Le Foyer Schaerbeekois.
A tout moment, vous pouvez exercer votre droit d’accès aux données vous concernant, les faire rectifier ou les faire supprimer sur simple demande à recrutement@fsh.be}